Um famoso artista de humor decidiu em 2022 lançar sua própria agência, onde sua empresa cuidaria de toda a sua carreira artística, como shows, contratos e produções, assim como de outros artistas.
Há muitos anos sendo agenciado por uma empresa terceirizada, o agora CEO precisava estruturar sua nova empresa para se adequar à nova realidade.
Esse trabalho envolveu tanto a estruturação financeira e administrativa da empresa, como a estruturação dos setores, principalmente o de marketing.
Esse estudo de caso cobre a estruturação macro da empresa nos setores de marketing, e em paralelo ocorreu a estruturação administrativa e financeira.
A equipe que já o assessorava continua com ele, mas precisavam de direcionamento e liderança.
Primeiro passo: Definindo a missão da empresa e a visão de 10 anos
Para alinhar a realidade da empresa ao novo cenário, primeiro foi preciso entender a visão de longo prazo da empresa.
Foi definida uma visão onde foi questionado: Qual o objetivo da empresa, e por que a empresa existe?
Depois de um processo profundo de reflexão, foi definida sua missão, valores e tipos de clientes que fariam trabalhos de forma clara.
Através desse posicionamento, todos os membros da equipe estavam alinhados com os valores da empresa, inclusive em decisões de quais novos negócios e parcerias valeriam a pena fechar.
Após essa definição, foi feito um processo de visualização de 10 anos sobre onde a empresa deveria chegar para atingir seus objetivos.
Com essa visão de 10 anos, quebramos em tempos menores de 5 anos, 3 anos, e finalmente de 1 ano, para definir as prioridades que deveriam ser perseguidas.
Realizar essa viagem 10 anos à frente, e projetar para o “ano atual” ajuda a definir as prioridades, e garantir que a visão de longo prazo será executada.
Se um novo projeto surge que não está alinhado com a visão de 10 anos, pode ser mais facilmente descartado (ou mesmo abraçado, se tiver potencial de transformar a visão futura).
Mesmo que o objetivo de 10 anos não seja atingido exatamente como definido, esse é um guia para a empresa e as pessoas saberem suas posições.
Estruturação de Setores e Processos
O passo seguinte foi a estruturação dos setores e processos com seus respectivos responsáveis.
A equipe estava tendo problemas de comunicação e gestão de demandas.
Para resolver isso, separamos os setores, e qual a responsabilidade de cada um dentro do seu setor.
Por exemplo, havia setores sobrecarregados com mais funções, e também havia profissionais externos adicionando gargalos e complexidade ao cumprimento de tarefas simples como a publicação de posts nas redes sociais.
Então criamos o setor de “marketing”, e realizamos dois processos seletivos para liberar a sobrecarga de tarefas que estava acontecendo.
Esse novo setor precisava ter seus processos definidos.
O departamento de marketing internalizou e passou a ser responsável por:
- Edição de vídeos;
- Captações do “dia a dia”;
- Gestão do cronograma das redes sociais;
- Impulsionamento de campanhas;
Como a maior parte das demandas comerciais já são pré-planejadas, o departamento de Marketing alterou o planejamento das publicações.
Todas as publicações previstas para os próximos 3 a 6 meses poderiam ser pré-visualizadas através da ferramenta ClickUp.
Dessa forma, sempre que precisasse ser feita uma publicação fora da programação, é possível planejar e alinhar com os clientes antecipadamente, inclusive mostrando o aumento do alcance das publicações com a nova gestão de cronograma.
Treinamento, Replicação e Acompanhamento
Para suportar o crescimento da empresa (novos artistas), também foram realizados diversos treinamentos com a equipe interna.
Foram criados “Procedimentos padrão”, treinamentos gravados,que cobrem uma grande gama das tarefas e atividades do dia a dia.
Isso foi feito por dois motivos:
1 – Garantir que qualquer novo membro da equipe possa ser capacitado nos processos principais da empresa;
2 – Ter um processo replicável sempre que um novo artista se tornar cliente da empresa;
Dessa forma, a equipe está pronta e capacitada para lidar com a maioria das demandas, e o que antes era um gargalo (profissionais externos), se tornam recursos extras quando é necessário mão de obra adicional especializada.
Também foram criados diversos relatórios e pontos de acompanhamento que cruzam as informações dos diversos setores, e o desempenho e evolução do setor de marketing (tanto na realização de tarefas como no crescimento das redes sociais).
Próximos passos e desafios
Após a realização desse trabalho, a empresa ficou com seu processo administrativo e financeiro alinhado e organizado, com fluxo de caixa estruturado, e metas claras de serem atingidas.
Os maiores desafios ainda são a lucratividade da empresa na negociação de novos contratos, e explorar novas formas de monetização que não dependam exclusivamente do tempo de seus talentos (como licenciamento de marca e produtos, e outras ações e serviços que podem ser fornecidos).
Além disso, após a realização do trabalho, a empresa precisa continuar seguindo os processos definidos, e se manter alinhada à visão de longo prazo.
